鉴定评估档案管理制度

第一条建档内容

鉴定评估档案须保存的文件包括：

1、 评估立项批文的复印件

2、 客户提供的原始购车发票复印件，有关合同、协议，人民法院出具的发生法律效力的判决书、裁定书、调解书的复印件

3、 产权证明材料

4、 机动车行驶证复印件

5、 车辆照片

6、 旧机动车鉴定估价登记表、作业表

7、 旧机动车鉴定评估报告

8、 其他资料

第二条管理部门

业务结束后，原稿统一由行政部归档，经办部门视实际需要留本存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经行政部主管同意后妥为保存，文书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送行政归档并换回影本。档卷分类目录及编号原则，行政部统一制定管理。

第三条文件点收

文件结案移送归档时，依如下原则点收：1.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。2.文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。

第四条文件整理

点收文件后，应依下列方式整理：1.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

第五条挡案名称及编号

1.     档案各级应赋予一名称。其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。3.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4.档案分类各级编号内应预留若干空挡，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时补增之用。5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

第六条档号编定

1.    案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。2.案件如可归属前案，应查明前数之档号予以同号编列。3.档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。4.档号应自左而右编列，左方装订者则填写于右上角。

第七条归档与档案清理

1.    归档文件，应依目次顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

第八条保存期限

保存期限为15年。

第九条档卷清理

1.    管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时，依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“受（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁日期。

第十条调卷程序

1.    各部门经办人员业务需要调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门主管核准后持向档案人员调阅。2.管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。3.于档案室当场借阅者，免填“调卷单”。4.档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”添注归还日期及鉴章确认后，档案即行归入档夹。“调卷单：由管档人员留存备查。

第十一条调卷管理

1.“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。2.调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。3.调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案是，应经调卷变更登记，不得私自授受。4.调阅案件限与绎办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意